Mandat
Responsabilités
Pouvoirs
Mode de fonctionnement
Réunions du comité de convenance
Présenter un projet de recherche
Mandat
C’est avec la préoccupation de n’induire aucun délai additionnel que le CHUQ a mis sur pied le comité de convenance qui a pour rôle de :
- Valider la pertinence scientifique du projet; (au CHUQ ce rôle est délégué au Comité d’éthique de la recherche à moins que ce dernier adresse une demande au comité de convenance afin que celui-ci mette sur pied un comité scientifique ad hoc pour examiner une question scientifique précise);
- Valider les coûts directs ainsi que la faisabilité organisationnelle au niveau des services diagnostiques et cliniques; (la disponibilité des installations, des équipements et des ressources humaines; l’adéquation avec l’environnement de recherche; les aspects financiers et les conséquences sur le budget de l’établissement; les modalités de la gestion des médicaments; la possibilité d’un arrimage entre le projet et les orientations de l’établissement).
Pour ce faire, les investigateurs disposent de formulaires adaptés et harmonisés ainsi que d’outils pour le calcul et la déclaration des frais directs de leur projet. Ces formulaires et l’ensemble des outils de travail sont disponibles dans la section Étape 1 : Préparation du dossier complet.
Responsabilités
Dans l’exercice de ce rôle, les membres du comité de convenance ont la responsabilité :
- D’informer les intervenants sur toutes questions relatives à la convenance; de répondre à leur demande d’information; de rendre disponibles sur le site Internet du CHUQ les formulaires requis et outils de travail utiles aux chercheurs; et d’en assurer la mise à jour annuellement;
- D’examiner, dans le cadre de leur mandat, les documents relatifs au projet de recherche clinique présentés au Guichet unique de la recherche au moyen des formulaires reconnus par le CHUQ, disponibles sur son site Internet; de requérir auprès du chercheur, toute pièce ou information jugée manquante; et de formuler au besoin, des recommandations à la suite de l’étude de son projet;
- De s’assurer que tous les éléments relatifs à la convenance sont réunis au dossier et ont été jugés satisfaisants, avant d’émettre une recommandation favorable à l’intention du Comité d’éthique de la recherche;
- De communiquer avec le chercheur afin que chaque dossier soit traité avec diligence;
- De référer au groupe des trois directeurs généraux adjoints du CHUQ (DGAAMU, DGAOC et DGAAA), et ce, en procédure d’exception, tout cas jugé particulier ou tout cas présentant des difficultés importantes pour la convenance.
Pouvoirs
En vertu de leur mandat et de leur responsabilité, les membres du comité de convenance peuvent :
- Questionner le répondant du projet de recherche clinique ou l’investigateur sur la pertinence des éléments du budget du projet tel que présenté par le chercheur, en lien avec le protocole de recherche soumis; et demander le dépôt de documents nécessaires à l’étude du dossier;
- Valider auprès des chefs de département médicaux et des gestionnaires habilités au sein des services cliniques, les questions financières et de faisabilité organisationnelle;
- Selon la complexité de certaines situations pouvant survenir, marquer une pause dans le processus de traitement du dossier avant sa présentation au Comité d’éthique de la recherche.
Mode de fonctionnement
Le directeur adjoint de la recherche clinique du CHUQ agit d’office comme président du comité de convenance. À ce titre, il dirige les séances de travail du comité de convenance et s’assure du bon fonctionnement des activités. À la demande du Comité d’éthique de la recherche, il forme un comité scientifique ad hoc pour répondre à toute question scientifique qui lui serait référée.
Le comité de convenance désigne une personne qui agit comme secrétaire du comité, pour un mandat de quatre ans, renouvelable. Toutes les communications entre les chercheurs et le comité de convenance doivent converger vers le secrétaire du comité de convenance. Il appartient au secrétaire du comité de convenance de gérer et signer toute la correspondance échangée avec les chercheurs, et ce, au nom du comité de convenance.
Réunions du comité de convenance
Les dates des réunions du comité de convenance sont diffusées aux chercheurs en même temps que sont communiquées les dates des rencontres du Comité d’éthique de la recherche. Le calendrier des rencontres de ces deux comités est arrimé de manière à favoriser des délais optimaux dans le traitement des dossiers de recherche. La mise en place des nouvelles règles de fonctionnement vise justement à améliorer la performance globale du système, notamment au niveau des délais de traitement des dossiers.